Rewolucja w kasach rejestrujących od 2027 roku. Co przygotowało Ministerstwo Finansów?

Przedsiębiorców czeka kolejna faza podatkowej rewolucji związanej z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Przypomnijmy: obecne przepisy pozwalają na wystawianie faktur przy użyciu kas rejestrujących tylko do końca 2026 roku.

W związku z tym Ministerstwo Finansów i Gospodarki opublikowało projekt nowelizacji rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Zmiany mają wejść w życie 1 stycznia 2027 roku i całkowicie przemodelować dotychczasowe nawyki sprzedawców.

Oto najważniejsze modyfikacje, do których musisz przygotować swój biznes przed nadchodzącym nowym rokiem.

Kasy fiskalne wyłącznie do paragonów – żegnamy faktury

Najważniejsza zmiana ma charakter systemowy. Z przepisów całkowicie znikną pojęcia takie jak „faktura” oraz „faktura anulowana” w odniesieniu do urządzeń fiskalnych, a wraz z nimi odejdą w zapomnienie powiązane obowiązki raportowe.

Resort finansów stawia sprawę jasno: czas na grubą kreskę między dwoma światami:

• Kasy rejestrujące będą służyły wyłącznie do ewidencjonowania sprzedaży detalicznej i wydawania paragonów.

• Wystawianie faktur przenosi się na dobre do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Co to oznacza w praktyce? Podatnik nie będzie miał już możliwości technicznej ani prawnej, aby zamiast paragonu wystawić fakturę bezpośrednio z kasy. Taki krok ma zapobiec dublowaniu funkcji w systemach informatycznych i zminimalizować ryzyko kosztownych błędów przy fakturowaniu równoległym.

Likwidacja działalności? Nowe, sztywne terminy

Ustawodawca postanowił również doprecyzować procedury związane z zakończeniem prowadzenia biznesu. Jeśli zdecydujesz się na zamknięcie działalności lub wyrejestrowanie urządzenia, musisz pamiętać o nowym, krótkim terminie na formalności.

Po sporządzeniu protokołu odczytu zawartości pamięci kasy, masz dokładnie 5 dni na przesłanie do naczelnika właściwego urzędu skarbowego:

• fiskalnego raportu rozliczeniowego (lub łącznego raportu rozliczeniowego) w formie elektronicznej,

• oficjalnego wniosku o wyrejestrowanie kasy z ewidencji.

Warto przypilnować tego terminu, aby uniknąć niepotrzebnych dyskusji z fiskusem.

Zmiany techniczne i porządkowe

Nowe rozporządzenie to także spore wietrzenie magazynów z przestarzałymi procedurami technicznymi. Z raportów fiskalnych zostaną usunięte zbędne pola dotyczące liczby i wartości wystawionych oraz anulowanych faktur. Dostosowane zostaną również reguły dotyczące wymiany pamięci fiskalnej w urządzeniach z elektronicznym zapisem kopii. Wszystko po to, aby oprogramowanie kas odpowiadało ich nowej, wyłącznie detalicznej funkcji.

Przepisy przejściowe – co z dokumentami z 2026 roku?

Ustawodawca zadbał o to, by wejście w życie nowych przepisów 1 stycznia 2027 r. nie wywołało chaosu z dokumentacją wsteczną. Wprowadzono bezpieczne zasady ochrony praw nabytych:

• Stare faktury i raporty: Do faktur oraz raportów rozliczeniowych wystawionych na kasach przed dniem wejścia w życie nowego rozporządzenia stosuje się dotychczasowe przepisy.

• Protokoły i oświadczenia: Protokoły odczytu pamięci sporządzone według starych wzorów zachowają swoją ważność. To samo dotyczy oświadczeń pracowników o zapoznaniu się z zasadami prowadzenia ewidencji – nie trzeba będzie podpisywać ich na nowo.

Podstawa prawna:

Projekt rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki zmieniającego rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących z dnia 18 czerwca 2026 r.