Korekta faktury w KSeF, gdy faktura pierwotna była wystawiona poza systemem

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur budzi wiele praktycznych pytań, szczególnie w sytuacjach przejściowych. Jedna z nich dotyczy korygowania faktur wystawionych jeszcze przed obowiązkiem korzystania z KSeF, czyli np. w formie papierowej albo elektronicznej poza systemem.

W praktyce może zdarzyć się sytuacja, w której faktura pierwotna została wystawiona przed wejściem podatnika do obowiązkowego KSeF, natomiast konieczność jej skorygowania pojawia się już po tej dacie. Powstaje wtedy pytanie: jak prawidłowo wystawić fakturę korygującą w KSeF, skoro faktura pierwotna nie posiada numeru KSeF?

Faktura pierwotna poza KSeF, korekta już w KSeF

Problem ten został poruszony w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 20 maja 2026 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.205.2026.2.MG.

Sprawa dotyczyła podatnika, który wystawiał faktury VAT za sporządzane opinie jako biegły sądowy. Wynagrodzenie za takie usługi było wypłacane często dopiero po kilku miesiącach, a w niektórych przypadkach organy zlecające zmniejszały jego wysokość. To powodowało konieczność wystawienia faktury korygującej.

Wątpliwość pojawiła się w sytuacji, gdy faktura pierwotna została wystawiona jeszcze przed obowiązkowym KSeF, np. w formie papierowej, a korekta miała zostać wystawiona już po wejściu obowiązku korzystania z KSeF.

Czy na korekcie trzeba podać numer KSeF faktury pierwotnej?

Co do zasady faktura korygująca powinna zawierać numer identyfikujący w KSeF fakturę, której dotyczy korekta. Wynika to z art. 106j ust. 2 pkt 2a ustawy o VAT.

Przepis ten przewiduje jednak wyjątek. Numeru KSeF faktury pierwotnej nie podaje się wtedy, gdy faktura korygowana nie posiada takiego numeru, ponieważ została wystawiona poza KSeF.

Oznacza to, że jeżeli faktura pierwotna została wystawiona przed obowiązkiem korzystania z KSeF i nie nadano jej numeru KSeF, to na fakturze korygującej wystawianej w KSeF nie należy wpisywać numeru własnego tej faktury w polu przeznaczonym na numer KSeF.

Nie należy również wpisywać dowolnego ciągu znaków.

Co należy zrobić w praktyce?

Jeżeli faktura pierwotna nie posiada numeru KSeF, ponieważ została wystawiona poza systemem, pole dotyczące numeru KSeF faktury korygowanej powinno pozostać puste.

Faktura korygująca powinna natomiast zawierać dane pozwalające jednoznacznie zidentyfikować fakturę pierwotną, czyli m.in.:

• datę wystawienia faktury pierwotnej,

• numer własny faktury pierwotnej,

• dane sprzedawcy i nabywcy,

• nazwę towaru lub usługi objętych korektą,

• przyczynę korekty,

• prawidłowe wartości po korekcie, jeżeli korekta wpływa na podstawę opodatkowania lub kwotę podatku VAT.

Dlaczego to ważne?

W okresie przejściowym podatnicy mogą często spotkać się z sytuacją, w której dokument pierwotny został wystawiony poza KSeF, ale korekta musi być już wystawiona w systemie. Dotyczy to m.in. faktur wystawionych przed wejściem obowiązkowego KSeF, które po kilku tygodniach lub miesiącach wymagają poprawienia.

W takiej sytuacji nie należy „na siłę” uzupełniać pola dotyczącego numeru KSeF. Skoro faktura pierwotna nie była wystawiona w KSeF, to nie posiada numeru identyfikującego w tym systemie.

Wpisanie w tym miejscu numeru własnego faktury mogłoby być nieprawidłowe, ponieważ nie jest to numer KSeF. Z kolei wpisanie przypadkowego ciągu znaków mogłoby odnosić się do danych nieistniejących.

Podsumowanie

Jeżeli faktura pierwotna została wystawiona poza KSeF i nie posiada numeru KSeF, a korekta do niej jest wystawiana już w Krajowym Systemie e-Faktur, to:

• faktura korygująca powinna być wystawiona w KSeF,

• pola dotyczącego numeru KSeF faktury pierwotnej nie należy uzupełniać,

• nie należy wpisywać numeru własnego faktury pierwotnej w miejscu numeru KSeF,

• nie należy wpisywać przypadkowych znaków,

• fakturę pierwotną należy zidentyfikować przez jej datę, numer własny oraz pozostałe dane wymagane przepisami.

To ważna wskazówka dla przedsiębiorców, którzy będą korygować dokumenty wystawione jeszcze przed obowiązkowym korzystaniem z KSeF.

Podstawa: interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 20 maja 2026 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.205.2026.2.MG.

Potrzebujesz pomocy przy KSeF lub wystawianiu faktur korygujących?Biuro Rachunkowe Miliar wspiera przedsiębiorców w prawidłowym rozliczaniu faktur, korekt oraz wdrożeniu obowiązków związanych z Krajowym Systemem e-Faktur.