Czy kara umowna może być kosztem podatkowym?

Zaliczanie kar umownych do kosztów uzyskania przychodów od lat budzi wątpliwości wśród przedsiębiorców. Organy podatkowe często prezentowały w tym zakresie restrykcyjne podejście, uznając, że zapłacona kara umowna nie powinna pomniejszać dochodu do opodatkowania.

Najnowsza zmiana interpretacji indywidualnej dokonana przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej może jednak wskazywać na korzystniejsze podejście fiskusa. Wynika z niej, że nie każda kara umowna automatycznie jest wyłączona z kosztów podatkowych.

Czego dotyczyła sprawa?

Sprawa dotyczyła spółki działającej w branży infrastruktury energetycznej, która realizowała specjalistyczne kontrakty związane m.in. z dostawą, montażem i serwisem systemów zasilania awaryjnego.

Spółka zawarła umowę na dostawę, montaż i uruchomienie systemu. Prace zostały wykonane i odebrane przez zamawiającego bez zastrzeżeń. Problem pojawił się jednak na etapie obowiązków gwarancyjnych, a konkretnie okresowych przeglądów systemu.

Między stronami powstał spór, czy przeglądy powinny być wykonywane nieodpłatnie w ramach wynagrodzenia ryczałtowego, czy też jako odrębne, odpłatne usługi serwisowe. Spółka uznawała, że są to odrębne usługi, jednak sąd przyjął odmienne stanowisko. W konsekwencji spółka została zobowiązana do zapłaty kary umownej, odsetek za opóźnienie oraz kosztów procesu.

Spółka zapytała Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, czy może zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodów.

Pierwotne stanowisko Dyrektora KIS

Dyrektor KIS początkowo uznał, że kara umowna, odsetki oraz koszty procesu nie mogą stanowić kosztów podatkowych.

Organ argumentował, że kara została naliczona w związku z niewykonaniem obowiązków wynikających z umowy, a niewywiązanie się z warunków kontraktu nie powinno prowadzić do pomniejszania podstawy opodatkowania.

Takie podejście było niekorzystne dla podatnika i wpisywało się w dotychczasową ostrożną linię organów podatkowych.

Szef KAS zmienił interpretację

Spółka nie zgodziła się z interpretacją i złożyła skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego. W odpowiedzi na skargę Szef Krajowej Administracji Skarbowej zmienił z urzędu wcześniejszą interpretację i uznał stanowisko spółki za prawidłowe.

To oznacza, że w analizowanej sprawie kara umowna, odsetki oraz koszty procesu mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Kiedy kara umowna może być kosztem podatkowym?

Kluczowe znaczenie ma ustalenie, za co dokładnie została naliczona kara umowna.

Ustawa o CIT wyłącza z kosztów podatkowych m.in. kary umowne i odszkodowania z tytułu:

• wad dostarczonych towarów,

• wad wykonanych robót,

• wad wykonanych usług,

• zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad,

• zwłoki w usunięciu wad towarów, robót lub usług.

Jeżeli jednak kara nie dotyczy wadliwości towarów, robót lub usług, lecz wynika np. z opóźnienia w wykonaniu określonych obowiązków kontraktowych, może istnieć argument za zaliczeniem jej do kosztów podatkowych.

W omawianej sprawie istotne było to, że system został wykonany prawidłowo i odebrany bez zastrzeżeń. Kara została naliczona nie za wadliwe wykonanie usługi, lecz za opóźnienie w wykonaniu obowiązków gwarancyjnych.

Ryzyko gospodarcze a koszty podatkowe

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z ryzykiem. Przedsiębiorcy zawierają umowy, realizują kontrakty, negocjują warunki i czasem ponoszą konsekwencje sporów z kontrahentami.

Zmieniona interpretacja wskazuje, że kara umowna może być traktowana jako element racjonalnego ryzyka gospodarczego, jeżeli pozostaje w związku z prowadzoną działalnością i nie mieści się w ustawowym katalogu wydatków wyłączonych z kosztów podatkowych.

To ważne rozróżnienie. Nie każda kara umowna jest automatycznie kosztem, ale również nie każda powinna być automatycznie z kosztów wyłączana.

Co z odsetkami i kosztami procesu?

W omawianej sprawie Szef KAS zgodził się również, że kosztem podatkowym mogą być odsetki za opóźnienie od kary umownej oraz koszty procesu.

W praktyce oznacza to, że również wydatki uboczne związane ze sporem gospodarczym mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile spełniają ogólne warunki podatkowe i nie są objęte wyłączeniem ustawowym.

Dlaczego ta interpretacja jest ważna dla przedsiębiorców?

Zmiana interpretacji może mieć istotne znaczenie dla podatników, którzy w ramach prowadzonej działalności ponoszą kary umowne związane z realizacją kontraktów.

Warto zwrócić uwagę, że organy podatkowe zaczynają dostrzegać różnicę między karą za wadliwe wykonanie świadczenia a karą wynikającą z ryzyka gospodarczego, np. opóźnienia w wykonaniu określonych czynności.

Dla przedsiębiorców oznacza to możliwość szerszej analizy takich wydatków pod kątem podatkowym. Zamiast automatycznie wyłączać karę z kosztów, należy sprawdzić:

• czego dokładnie dotyczy kara,

• czy świadczenie było wadliwe,

• czy kara wynika z normalnego ryzyka gospodarczego,

• czy wydatek ma związek z prowadzoną działalnością,

• czy nie znajduje się w katalogu wyłączeń z kosztów podatkowych.

Podsumowanie

Kara umowna może stanowić koszt uzyskania przychodów, ale nie w każdej sytuacji.

Jeżeli kara dotyczy wad towarów, robót lub usług albo zwłoki w usunięciu tych wad, co do zasady będzie wyłączona z kosztów podatkowych. Jeżeli jednak wynika z opóźnienia lub sporu kontraktowego, a sama usługa została wykonana prawidłowo, może istnieć podstawa do ujęcia jej w kosztach.

Każdy przypadek wymaga indywidualnej analizy dokumentów, umowy oraz przyczyny naliczenia kary.

Podstawa: zmiana interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, nr 0114-KDIP2-2.4010.599.2025.1.EK, ID informacji: 682879.

Potrzebujesz pomocy w ocenie, czy dany wydatek może być kosztem podatkowym?Biuro Rachunkowe Miliar pomaga przedsiębiorcom w prawidłowym rozliczaniu kosztów, analizie dokumentów oraz bezpiecznym prowadzeniu księgowości.