Awaria KSeF: Jak przekazać fakturę nabywcy? Wyjaśnienia KIS

Niespodziewana niedostępność Krajowego Systemu e-Faktur nie musi paraliżować codziennych rozliczeń w firmie. Gdy centralny system odmówi posłuszeństwa, podatnicy zobowiązani są do przejścia na tzw. tryb awaryjny (regulowany przez art. 106nf ustawy o VAT). Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 6 sierpnia 2026 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.406.2026.1.KG) doprecyzował, w jaki sposób dokumenty powinny trafiać do odbiorców w czasie trwania usterki.

Wymogi formalne dla faktury awaryjnej

Wystawienie faktury poza działającym systemem KSeF wymaga zachowania odpowiednich rygorów technicznych i proceduralnych:

• Obowiązkowy format: Dokument należy przygotować w postaci elektronicznej, ściśle według obowiązującego wzoru struktury logicznej (art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT).

• Niezbędne kody QR: Faktura (oraz jej wizualizacja) musi zawierać kod QR. Służy on do weryfikacji autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz zapewnia późniejszy dostęp do dokumentu w systemie.

• Późniejsza wysyłka do KSeF: Po usunięciu awarii sprzedawca ma 7 dni na przesłanie faktury do KSeF w celu przydzielenia jej unikalnego numeru identyfikacyjnego.

Forma przekazania faktury kontrahentowi

Kluczowe pytanie dotyczyło samego kanału dystrybucji dokumentu do nabywcy. Organ podatkowy uznał, że przepisy ustawy o VAT nie narzucają ani nie faworyzują żadnej konkretnej metody. Wybór formatu doręczenia zależy wyłącznie od ustaleń biznesowych między stronami transakcji.

Dozwolone są dwa równorzędne warianty:

• Wersja papierowa: Wydruk wizualizacji faktury elektronicznej zawierający czytelny kod QR.

• Wersja elektroniczna: Plik PDF stanowiący wizualizację faktury z kodem QR, wysłany pocztą elektroniczną lub udostępniony w panelu klienta.

Dyrektor KIS potwierdził, że o ile dokument spełnia kryteria techniczne (odpowiednia struktura i kod QR), przedsiębiorcy mają pełną swobodę w ustaleniu sposobu jego przekazania. Warto zatem zawczasu doprecyzować zasady wymiany dokumentów w trybie awaryjnym w umowach handlowych lub regulaminach współpracy, aby uniknąć opóźnień w płatnościach.