KSeF - co to jest, od kiedy obowiązuje i jak się przygotować?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jeden z największych projektów podatkowych ostatnich lat. Już za chwilę wystawianie faktur „po staremu” przestanie być standardem – faktury trafią do jednego, centralnego systemu Ministerstwa Finansów.

Dla wielu przedsiębiorców brzmi to groźnie, ale w praktyce KSeF może ułatwić życie – pod warunkiem, że dobrze się do niego przygotujemy.

1. Co to w ogóle jest KSeF?

KSeF – Krajowy System e-Faktur to państwowy system służący do:

• wystawiania,

• przesyłania,

• odbierania

• i przechowywania

tzw. faktur ustrukturyzowanych, czyli faktur w jednolitym, elektronicznym formacie.

Faktura trafia najpierw do KSeF, tam dostaje numer KSeF, a dopiero potem jest dostępna dla nabywcy. System przechowuje dokumenty nawet przez 10 lat, więc przedsiębiorca nie musi już gromadzić tony papieru ani plików PDF na dysku.

2. Od kiedy KSeF jest obowiązkowy? Najważniejsze daty

Po kilku przesunięciach terminów mamy wreszcie nowy, zatwierdzony harmonogram.

1 lutego 2026 r. Obowiązkowy KSeF dla dużych podatników, czyli firm, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.

1 kwietnia 2026 r.Obowiązkowy KSeF dla pozostałych przedsiębiorców – w tym większości JDG i spółek, zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT.

1 stycznia 2027 r. Dopiero od tej daty obowiązek obejmie najmniejsze firmy, które w danym miesiącu wystawiają faktury na łączną kwotę nie wyższą niż 10 000 zł brutto – do końca 2026 r. mogą one nadal fakturować poza KSeF.Krajowy

Do wejścia obowiązku KSeF można używać dobrowolnie – wielu przedsiębiorców robi to już teraz, żeby spokojnie przetestować procesy przed 2026 rokiem.

3. Kogo KSeF dotyczy?

W praktyce KSeF obejmie:

• wszystkich podatników VAT z polskim NIP, wystawiających faktury B2B i B2G (firma–firma, firma–instytucja),

• zarówno duże spółki, jak i jednoosobowe działalności gospodarcze,

• także wielu podatników zwolnionych z VAT, którzy mają obowiązek wystawiać faktury.

Faktury dla konsumentów (B2C) – osób fizycznych nieprowadzących działalności – nadal mogą być wystawiane dobrowolnie w KSeF, nie ma takiego obowiązku.

4. Jak działa KSeF – w uproszczonym skrócie

W praktyce proces wygląda tak:

1. Wystawiasz fakturę w swoim programie do fakturowania albo w darmowej aplikacji MF (np. Aplikacja Podatnika KSeF 2.0).

2. Program wysyła dane faktury do KSeF (online albo w trybie offline).

3. System sprawdza technicznie fakturę, nadaje jej numer KSeF i zapisuje ją w swojej bazie.

4. Nabywca ma dostęp do faktury bezpośrednio w systemie albo przez swoje oprogramowanie księgowe.

Reszta – integracja programu, nadawanie uprawnień biuru rachunkowemu, obsługa awarii – to już kwestia ustawień i procedur w konkretnej firmie.

5. Jakie korzyści daje KSeF przedsiębiorcy?

Choć na początku KSeF kojarzy się głównie z „kolejnym obowiązkiem”, system niesie realne plusy:

✅ Mniej papierów i archiwizacji

• Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez 10 lat – nie musisz martwić się o segregatory, magazyny czy zewnętrzne archiwa.

✅ Mniej błędów i duplikatów

• Jednolity format e-faktury i automatyczna walidacja zmniejszają liczbę pomyłek.

• Faktury nie „giną” – nie ma technicznej potrzeby wystawiania duplikatów.

✅ Większa pewność dla obu stron transakcji

• Nabywca wie, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony i na pewno dotarła – jest w systemie od razu po nadaniu numeru KSeF.

6. Jak przygotować firmę do KSeF

Nieważne, czy prowadzisz JDG, małą spółkę z o.o., sklep internetowy czy gabinet lekarski – plan działania jest podobny:

1) Sprawdź, od kiedy Ciebie dotyczy obowiązek

• oceń, czy jesteś dużym podatnikiem (sprzedaż > 200 mln zł ),

• jeśli nie – obowiązek zacznie się 1 kwietnia 2026 r., chyba że mieścisz się w limicie 10 000 zł miesięcznie na fakturach (wtedy 1 stycznia 2027 r.).

2) Wybierz narzędzie do fakturowania w KSeF

• sprawdź, czy Twój obecny program będzie zintegrowany z API KSeF 2.0,

• jeśli nie – rozważ zmianę systemu lub korzystanie z darmowej Aplikacji Podatnika KSeF od MF (jej wersja 2.0 jest już dostępna w środowisku testowym).

3) Ustal zasady współpracy z biurem rachunkowym

• zdecyduj, czy sam wystawiasz faktury, a biuro tylko je księguje,

• czy biuro rachunkowe ma mieć uprawnienia do wystawiania faktur w Twoim imieniu – w KSeF trzeba je nadać formalnie.

4) Opracuj prostą procedurę obiegu dokumentów

• kto wystawia faktury,

• kto w firmie ma dostęp do KSeF,

• jak postępujecie w razie awarii (tryb offline),

• jak przekazywane są faktury do księgowości (w praktyce: jak program księgowy pobiera dokumenty z KSeF).

5) Zacznij testy przed 2026 rokiem

• skorzystaj z środowiska testowego KSeF 2.0 i wystaw kilka przykładowych faktur,

• przeszkol pracowników – szczególnie osoby wystawiające faktury i zajmujące się płatnościami.

Im wcześniej „oswoisz” KSeF, tym mniej stresu będzie, gdy stanie się obowiązkowy.

7. Podsumowanie – KSeF to rewolucja, ale da się przez nią przejść spokojnie

KSeF zmieni codzienność każdej firmy, która wystawia faktury.Zamiast papieru i PDF-ów będziemy mieli jeden, centralny system, który:

• wymusi porządek w dokumentach,

• ułatwi automatyzację księgowości,

• da szansę na szybszy zwrot VAT i brak problemów z „zaginionymi” fakturami.

Kluczem jest przygotowanie z wyprzedzeniem: wybór narzędzi, ustalenie współpracy z biurem rachunkowym oraz przetestowanie procesu.